こんにちは。マーケティングとキャリアのコーチ淡島愛子です。
今日は、議事録ではなくてミーティングメモをつけて共有しようについてお話したいと思います。
会社の大きめな会議では議事録は必要かもしれませんが、チーム内でのちょっとしたMTGや、二人で話したときなど、意外とメモをとっていなくて後から困ったという経験はないでしょうか。
それはせっかくの話し合いがなかったことになるので、時間と労力を無駄にすることになります。またあなただけではなく、チームの時間まで無駄にしてしまうことになると、プロジェクトの進行にも差し障りかねません。
わたしはプロジェクトマネージャーとして、毎日、毎時間といっていいほど物事をすすめるために、プロジェクトの進行管理やミーティングのファシリテーションをしています。
その経験から、「あれ何だっけ？」を防ぐための具体的なコツをしたいと思います。
「議事録」というから面倒くさくなる
議事録にはいろいろとお作法があって、背景、課題、発言内容、出席者の役職は・・・などとにかく記載しないといけない要素が多くて書くのがおっくうになりますが、大きな会議以外は議事録はそういった多くの要素がいらないと思います。
まず、議事録ではなく、MTGのメモである、とカジュアルに考えると心理的なハードルが低くなるでしょう。
ミーティングメモに必要な項目はこれだけ
では、ミーティングメモに最低限必要な項目ですが
・MTGの目的（決めること）
・話の結果決まったこと
・だれがいつまでにやるか
以上です。
余裕があれば、「話の結果決まったこと」の経緯をメモしてつけておけばベストです。
ミーティングメモはシェアするのがコツ
書いたメモは、ミーティング出席者は必須として、ミーティングの内容にかかわる人すべてがアクセスできるようにしておくのがコツです。
内容を公にしたくないミーティングなら別ですが、決まったことは別途関連メンバーに周知することはあたりまえかもしれませんが、誰か休んでいたり、遅れたりなど周知の場に人がそろわなかったりするのが現実ですし、ちょっと興味のある分野の話をしっておきたい、という人もいるでしょう。
情報ができるだけ広く人の目に触れることで、プロジェクトやチーム全体の情報量が多くなり、メンバーの理解の土壌がしっかりしたものになります。
社内共有ツールを上手く使う
今多くの会社では、チームスやスラックやチャットワークなど、チャットベースの情報共有ツールが導入されていると思います。
ミーティングメモはその関連するメンバーのいるスペースに投稿するのがよいでしょう。メールならCCに関連メンバーをいれるとよいでしょう。
宛先を参加メンバーにして、ミーティングが終わった後に投稿すれば、メモの中に議事録で必要な参加メンバーの名前も実施日時も書く必要はありません。
ミーティングメモのアーカイブは別途あるとよい
議事録ツールなど社内で導入している場合は、そこにミーティングのプロジェクトごとのミーティングメモを時系列に残していきましょう。
また、ない場合はスプレットシートやエクセルになどツールはその会社の慣習やメンバーの使いやすさ応じてアーカイブを残しておくことが大切です。そしてそれを誰の目につくところに置くこと。
最低限MTGメモをチャットツールに流しておくだけでもよいのですが、アーカイブしてあると、あれ何だったけ？から、情報を探すことがより早くなります。
できるだけ手早くする
ミーティングメモは書いて共有して残すことが最重要事項なので、書くハードルをあげないためにも、できるだけ手早く書く、ことが大切です。
質がよいことも大切ですが、それを目指してしなくなるのは本末転倒なのと、読みやすさや情報量の多さなどはいつも必要なものではないでしょう（必要な場合に絞って別途設計書や指示書などのそれ用のドキュメントを作成すればいいのです）
そして自分がやる
また、ミーティングメモについて誰がとるの問題は常につきまといますが、忘却しない人以外は皆つけるべきだと思います。つまり、物忘れをしない人以外は皆つけるべきなのです。
なので、誰がとる、という話をするよりも、自分がとって、グループやプロジェクトの目標に近づくための行動として、共有すればいいのです。
上長になると、部下に頼みがちですが、そこは自分でもメモはとっておいたほうがよいでしょう。特に、議事を書くのがスキルが未熟で職歴が浅いメンバーの場合はミーティング内容を完全に理解できているか疑問があるからです。
メモをとらせるのは、理解度向上にもつながりますが、不足があれば自分のとっておいたメモでフォローするのがよいでしょう。
そしてなによりも、忙しいからといってミーティング中に本題とは違う件のメールを処理してミーティングの内容が頭に入らないことよりも、メモをとったほうが時間が有意義に使えるのではないでしょうか。
頭ではわかっていても、なかなか自分では実践できない、できないという方は、一度プロにご相談ください。
→最初の0歩からサポートするマーケティング＆キャリアコーチ淡島愛子について詳しくははこちら
それではごきげんよう♪
